Siedem miejsc, w których skopiowane pismo zdradza cudzą sprawę
Skopiowany wzór rzadko zdradza się jednym oczywistym błędem. Zwykle zostaje w nim kilka drobiazgów po cudzej sprawie — data, numer, forma gramatyczna, żądanie z innej sytuacji. Oto siedem miejsc, w których warto szukać, oraz sposób czytania, który je wyłapuje.
Pismo napisane na podstawie wzoru rzadko psuje się w sposób spektakularny. Częściej zostaje w nim kilka drobiazgów, które pojedynczo wyglądają niegroźnie, a razem sprawiają, że odbiorca nie wie, czego dotyczy sprawa i kto właściwie pisze. Poniższa lista porządkuje miejsca, w których takie ślady zostają najczęściej.
1. Cudze imię, nazwisko albo nazwa
Najbardziej oczywisty ślad, a mimo to jeden z najczęstszych. Dane bywają w kilku miejscach naraz: w nagłówku, w treści, w formule podpisu i w opisie załączników. Wystarczy zmienić trzy z czterech, żeby pismo zaczęło mówić o dwóch różnych osobach.
Zamiast poprawiać ręcznie, użyj wyszukiwania w edytorze i sprawdź, czy fraza z wzoru nie występuje gdzieś jeszcze. Ta sama zasada dotyczy adresu, numeru telefonu i adresu poczty elektronicznej.
2. Data i miejscowość z wzoru
Data w rogu bywa traktowana jak dekoracja i zostaje ta, którą wpisał autor przykładu. Efekt jest niedobry z dwóch powodów: sugeruje, że pismo powstało dawno temu, i utrudnia ustalenie kolejności korespondencji, gdy sprawa się przeciąga.
Miejscowość zostaje jeszcze częściej niż data, bo nikt na nią nie patrzy. Jeśli nie odpowiada twojemu adresowi, wygląda to na przeoczenie — a w piśmie, które ma być czytane uważnie, każde przeoczenie kosztuje trochę zaufania.
3. Numer umowy, sprawy albo dokumentu z przykładu
To ślad najbardziej kosztowny w skutkach. Numer wygląda wiarygodnie, więc osoba przyjmująca pismo zwykle nie podejrzewa pomyłki — po prostu nie znajduje sprawy albo znajduje cudzą. W obu przypadkach sprawa stoi, a ty dowiadujesz się o tym dopiero po czasie.
Numery przepisz z dokumentu źródłowego: z umowy, faktury, decyzji albo otrzymanego pisma. Nie z pamięci i nie z wzoru. Jeżeli nie masz numeru, lepiej opisać sprawę tak, by dało się ją odnaleźć — datą zawarcia umowy, adresem, którego dotyczy, albo numerem klienta.
4. Adresat, którego już nie ma
Instytucje i spółki zmieniają nazwy, łączą się i przenoszą. Wzór opublikowany kilka lat temu potrafi kierować pismo do jednostki, która dziś nazywa się inaczej albo została włączona do większej struktury. Pismo zwykle dojdzie, ale po drodze traci dni.
Nazwę i adres odbiorcy sprawdź na jego własnej stronie lub w biuletynie informacji publicznej, a nie w treści wzoru. Przy okazji zobaczysz, czy nie udostępnia własnego formularza w twojej sprawie.
5. Forma gramatyczna dopasowana do kogoś innego
Wzory pisane są zwykle w jednej wybranej formie: mężczyzny albo kobiety, osoby fizycznej albo organizacji, jednej osoby albo kilku. Kiedy zmieniasz tylko dane, w tekście zostają końcówki i zaimki z tamtej wersji — „niżej podpisany" przy nazwisku kobiety, „reprezentujemy" przy jednym nadawcy, „jako konsument" w piśmie składanym w sprawie firmowej.
Ten ostatni przykład bywa czymś więcej niż literówką, bo w niektórych sprawach status piszącego wpływa na to, czego można się domagać. Jeśli nie masz pewności, opisz swoją sytuację faktami i nie przepisuj gotowej samooceny z cudzego pisma.
6. Żądanie, którego wcale nie stawiasz
Zdarza się, że we wzorze pozostaje akapit z żądaniem pasującym do przykładu: prośba o zwrot wpłaty w piśmie, w którym chodzi o naprawę, albo wniosek o zaświadczenie w piśmie o zmianę danych. Odbiorca odpowie wtedy na to, co przeczytał, a nie na to, co miałeś na myśli.
Po wypełnieniu wzoru przeczytaj sam środek pisma i sprawdź, czy stawiasz jedno żądanie i czy jest to twoje żądanie. Więcej o tym, jak je sformułować, znajdziesz w opisie stałych części pisma.
Zobacz, jak zbudowane jest pismo
7. Lista załączników, której nie masz
Wzory kończą się zwykle wyliczeniem dokumentów, które autor przykładu dołączył do swojego pisma. Zostawiona bez zmian lista obiecuje odbiorcy rzeczy, których w kopercie nie ma — a to najprostszy sposób, żeby dostać wezwanie do uzupełnienia.
Listę pisze się na końcu, po skompletowaniu dokumentów, i sprawdza fizycznie: punkt po punkcie, z plikami albo kartkami na stole.
Jak wyłapać te ślady w kilka minut
- Odłóż pismo na kilkanaście minut i wróć do niego. Tekst czytany zaraz po pisaniu widzi się z pamięci, a nie z ekranu.
- Przeczytaj na głos. Zdania, które zostały z wzoru, brzmią wtedy obco.
- Wyszukaj w dokumencie charakterystyczne słowa z przykładu — nazwisko autora, nazwę przykładowej firmy, słowo „przykład".
- Sprawdź osobno cztery pola: dane stron, datę, oznaczenie sprawy i żądanie.
- Poproś kogoś, kto sprawy nie zna, żeby powiedział ci własnymi słowami, o co w piśmie chodzi. Jeśli nie potrafi, pismo wymaga poprawki.
Na koniec
Skopiowany wzór nie jest niczym złym; złe jest tylko przepisanie go bez świadomości, które fragmenty należą do kogoś innego. Kiedy raz przejdziesz tę listę uważnie, przy kolejnym piśmie zajmie ci to kilka minut, a nie wieczór.
Jeżeli wzór wygląda poprawnie, ale nie masz pewności, czy w ogóle pasuje do twojej sprawy, zacznij od kontroli wzoru, zanim wpiszesz w niego swoje dane.